Résumé de notre Politique de confidentialité

Ceci est un résumé de notre nouvelle politique de confidentialité qui prend effet le 25 mai 2018. Cette politique couvre tous les sites Zoho comportant un lien qui y renvoie et tous les produits et services figurant sur ces sites Web. La politique détaillée suit la même structure que le présent résumé et constitue le document juridique effectif.

Notre engagement de confidentialité : Zoho n'a jamais vendu vos informations à quiconque à des fins de publicité, ni gagné de l'argent en vous montrant les annonces publicitaires d'autrui, et ne le fera jamais. Nous sommes fidèles à cette approche depuis près de 20 ans, et nous y restons très attachés. Cette politique vous indique quelles informations nous recueillons auprès de vous, ce que nous en faisons, qui peut y accéder et ce que vous pouvez faire à ce sujet.

Partie I - Informations recueillies et contrôlées par Zoho

Nous ne recueillons que les informations dont nous avons réellement besoin. Parmi celles-ci, il y a les informations que vous nous fournissez activement lorsque vous enregistrez un compte, lorsque vous vous inscrivez à un événement, demandez une assistance client ou achetez quelque chose chez nous. Nous stockons votre nom et vos informations de contact, mais nous ne stockons pas les numéros de carte de crédit (sauf avec votre permission et sur une de nos passerelles de paiement sécurisées).

Lorsque vous visitez un de nos sites Web ou utilisez notre logiciel, nous enregistrons automatiquement certaines informations de base ; par exemple, comment vous êtes arrivé sur le site, les pages que vous avez consultées et les fonctionnalités et paramètres que vous utilisez. Nous employons ces informations pour améliorer nos sites Web et nos services et pour encourager le développement de nouveaux produits.

Nous recevons parfois des informations de manière indirecte. Lorsque vous posez des questions sur nos produits par l'intermédiaire de l'un de nos programmes de recommandation ou de nos partenaires revendeurs, ou si vous vous connectez à l'un de nos produits par le biais du service d'authentification d'un prestataire tel que LinkedIn ou Google, ils nous transmettent vos informations de contact. Nous utilisons alors ces informations pour répondre à la demande que vous avez faite. Si vous vous engagez avec notre marque sur les médias sociaux (par exemple, en cliquant sur « J'aime », en commentant, en retweetant, en nous mentionnant ou en nous suivant), nous aurons accès à vos interactions et vos informations de profil. Nous continuerons à disposer de ces informations, même si vous les supprimez ultérieurement des sites de médias sociaux.

Ce que nous faisons de vos informations

Nous utilisons vos informations pour vous fournir les services que vous avez demandés, créer et gérer vos comptes et surveiller les activités non autorisées sur ces derniers. Nous les utilisons également pour communiquer avec vous au sujet des produits que vous utilisez actuellement, pour vos demandes d'assistance client, vous présenter de nouveaux produits que vous pourriez aimer, vous offrir l'occasion de formuler des commentaires et pour les mises à jour des politiques. Nous analysons les informations que nous recueillons pour comprendre les besoins des utilisateurs et améliorer notre site Web et nos services.

Nous sommes tenus d'avoir une base juridique pour collecter et traiter vos informations. Dans la plupart des cas, soit nous avons votre consentement, soit nous avons besoin de ces informations pour fournir le service que vous nous avez demandé. Lorsque tel n'est pas le cas, nous devons démontrer que nous avons une autre base juridique, comme nos intérêts commerciaux légitimes.

Vous pouvez refuser certains types d'utilisation des informations, soit en ne fournissant pas ces informations en premier lieu, soit en choisissant ultérieurement de vous désabonner. Vous pouvez également désactiver les cookies pour empêcher votre navigateur de nous fournir des informations. Sachez cependant que, dans ce cas, certaines caractéristiques du site peuvent ne pas fonctionner correctement. Nous désactivons complètement les cookies tiers de tous les sites Web et produits Zoho.

Nous limitons l'accès à vos données à caractère personnel aux employés et sous-traitants qui ont un besoin légitime de les utiliser. Si nous partageons vos informations avec d'autres parties (comme des développeurs, des fournisseurs de services, des bureaux d'enregistrement (registrar) de noms de domaines ou des partenaires revendeurs), celles-ci doivent avoir des mesures de sécurité appropriées et une raison valable d'utiliser vos informations, généralement pour vous satisfaire.

L'Espace économique européen (EEE) prévoit certains droits pour les personnes concernées (notamment un droit d'accès, de rectification, d'effacement et de limitation de traitement, ainsi que la portabilité des données et le droit de s'opposer et de porter plainte). Zoho s'engage à vous fournir les mêmes droits, quel que soit votre lieu de résidence.

Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins indiquées dans la présente Politique de confidentialité. Lorsque nous n'avons plus aucun besoin légitime de traiter vos informations, nous veillons à les supprimer, les anonymiser ou les isoler, selon ce qui est approprié.

Partie II - Informations traitées par Zoho en votre nom

Lorsque vous gérez les données d'autres personnes qui utilisent des applications Zoho, telles que des informations concernant vos clients ou employés, vous nous confiez ces données à des fins de traitement. Si vous utilisez une application mobile Zoho et lui donnez accès à vos contacts ou à une bibliothèque de photos, vous nous confiez ces données. Les données que vous nous confiez à des fins de traitement sont appelées des « données de service ».

Vous être le propriétaire de vos données de service. Nous les protégeons, y limitons l'accès et ne les traitons que conformément à vos instructions. Vous pouvez y accéder, les partager grâce aux intégrations de tiers et demander à ce que nous les exportions ou les supprimions.

Nous conservons les données dans votre compte tant que vous choisissez d'utiliser Zoho Services. Une fois que vous résiliez votre compte, vos données sont automatiquement supprimées de notre base de données active dans un délai de 6 mois et de nos sauvegardes dans un délai de 3 mois supplémentaires

Si vous vous trouvez dans l'Espace économique européen et que vous pensez que quelqu'un nous a confié vos informations à des fins de traitement (par exemple, votre employeur ou une société dont vous utilisez les services), vous pouvez nous demander de prendre certaines mesures concernant vos données. Pour exercer ces droits relatifs à vos données, veuillez contacter la personne ou la société qui nous a confié les données, et nous nous efforcerons de répondre ensemble à votre demande.

Partie III - Généralités

Il existe certaines limites à la confidentialité que nous pouvons vous promettre. Nous divulguerons les données à caractère personnel si cela est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale, prévenir la fraude, appliquer un contrat ou protéger la sécurité de nos utilisateurs. Pour l'heure, nous n'honorons pas les signaux « Do Not Track » (DNT) des navigateurs Internet ; lorsqu'une norme universelle de traitement de ces signaux verra le jour, nous nous y conformerons.

Les sites tiers et les widgets des médias sociaux ont leur propre politique de confidentialité. Vérifiez toujours la politique de confidentialité pertinente avant de partager vos données à caractère personnel avec des tiers.

Vous pouvez toujours nous contacter pour : poser des questions sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée ; demander un Avenant relatif au traitement des données conforme au Règlement général sur la protection des données (GRPD) ; nous avertir si vous estimez que nous avons collecté des données à caractère personnel d'un mineur ; ou demander que vos données à caractère personnel soient retirées de nos blogs ou forums. Vous pouvez également consulter notre Politique de sécurité et notre Politique de confidentialité

Nous vous contacterons si nous apportons des changements importants à notre politique de confidentialité ou dans le cas hautement improbable où nous déciderions de vendre notre entreprise.

Politique de confidentialité

La présente déclaration de politique de confidentialité est effectuée par le groupe Zoho, composé de toutes les entités répertoriées ici (collectivement, « Zoho », « nous », « notre » ou « nos ») et prend effet à compter du 25 mai 2018. Elle s'applique à toutes nos divisions : Zoho, ManageEngine, Site24x7 et WebNMS.

L'engagement de confidentialité de Zoho

Zoho se préoccupe du respect de la vie privée des clients et des utilisateurs depuis près de 20 ans, bien avant que cela n'ait été d'actualité, politiquement correct ou imposé par la loi. Nous demandons le moins d'informations possibles et ne recueillons que les données nécessaires jugées indispensables pour mener à bien nos activités ou pour la transaction spécifique en cours. Nous informons les clients des informations que nous possédons les concernant, et nous leur permettons ne pas souscrire à certaines activités spécifiques. Mais, notre plus grand engagement est de loin le fait que nous ne gagnons pas un seul dollar provenant de recettes publicitaires, ne l'avons jamais fait, ne le ferons jamais même à partir d'éditions gratuites de nos produits. Cela signifie que nous évitons le conflit d'intérêts fondamental entre la collecte d'informations sur les clients et l'alimentation des recettes publicitaires, ainsi que l'inévitable compromis en matière de respect de la vie privée des clients que cela engendre.

La présente politique a pour but de définir clairement les données à caractère personnel que nous recueillons sur nos clients et utilisateurs, de préciser comment nous les utilisons et comment nous ne les utilisons pas. Cette politique est malheureusement plus longue que nous l'aurions souhaité, mais nous devons traiter sans ambiguïté tous les cas pertinents. Nous nous efforcerons d'utiliser un langage aussi simple et direct que possible.

Champ d'application de la présente politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité s'applique à tous les sites Web qui contiennent un lien qui y renvoie. Elle s'applique également aux produits et services offerts par Zoho via ces sites Web, nos applications mobiles et les applications postées par Zoho sur le marketplace en ligne de Zoho et dans d'autres marketplaces tiers en ligne. Cette politique de confidentialité ne s'applique à aucun de nos sites Web, produits ou services qui disposent de leur propre politique de confidentialité.

Cette politique de confidentialité est divisée en trois parties :

Partie I - Informations recueillies et contrôlées par Zoho

Cette partie traite de la manière dont Zoho recueille et utilise les informations concernant les visiteurs des sites Web, les clients potentiels, les utilisateurs des produits et services de Zoho et les autres personnes qui contactent Zoho au moyen de formulaires ou d'adresses e-mail publiés sur nos sites Web ou qui y sont liés.

Partie II - Informations traitées par Zoho en votre nom

Cette partie traite de la manière dont Zoho gère les données que vous confiez à Zoho lorsque vous utilisez nos produits et services, ou lorsque vous partagez des données à caractère personnel ou confidentielles avec nous en demandant une assistance client.

Partie III - Généralités

Cette partie traite de sujets qui sont pertinents à la fois pour les parties I et II et d'autres thèmes généraux, tels que les engagements de sécurité de Zoho et comment nous vous informerons lorsque nous modifierons la présente Politique de confidentialité.

Partie I - Informations recueillies et contrôlées par Zoho

Informations recueillies par Zoho

Nous recueillons des informations vous concernant uniquement si nous avons besoin de ces informations pour une finalité légitime. Zoho dispose informations vous concernant uniquement si a) vous avez fourni ces informations vous-même, b) Zoho a automatiquement collecté ces informations ou c) Zoho a obtenu ces informations auprès d'un tiers. Nous décrivons ci-après les divers scénarios qui relèvent de chacune de ces trois catégories et les informations recueillies dans le cadre de chacun d'entre eux.

Informations que vous nous fournissez

i. Création de comptes : lorsque vous vous inscrivez pour créer un compte afin d'accéder à un ou plusieurs de nos services, nous vous demandons des informations telles que votre nom, votre numéro de contact, votre adresse e-mail, le nom de la société et votre pays afin de mener à bien le processus de création de compte. Vous devrez aussi choisir un nom d'utilisateur unique et un mot de passe pour accéder au compte créé. Vous pouvez également nous fournir plus d'informations comme votre photo, votre fuseau horaire et votre langue, mais nous n'avons pas besoin de ces informations pour vous créer un compte. Après votre inscription, vous aurez la possibilité de choisir une question de sécurité et une réponse à la question de sécurité : si vous fournissez ces informations, elles ne seront utilisées que lors de la réinitialisation de votre mot de passe.

ii. Inscriptions à des événements et autres envois de formulaires : nous enregistrons les informations que vous soumettez lorsque vous i) vous inscrivez à un événement, notamment des webinaires ou séminaires, ii) vous abonnez à notre newsletter ou toute autre liste d'envoi, iii) envoyez un formulaire afin de télécharger un produit, un livre blanc ou d'autres matériels, iv) participez à des concours ou répondez à des sondages, ou v) soumettez un formulaire de demande d'assistance à la clientèle ou contactez Zoho à toute autre fin.

iii. Traitement des paiements : lorsque vous achetez quelque chose chez nous, nous vous demandons de nous fournir votre nom, vos informations de contact et vos informations de carte bancaire ou d'autres informations de compte de paiement. Lorsque vous soumettez des informations relatives à votre carte bancaire, nous stockons le nom et l'adresse du titulaire de la carte, la date d'expiration et les quatre derniers chiffres du numéro de carte de crédit. Nous ne conservons pas le véritable numéro de la carte bancaire. Pour un traitement rapide des futurs paiements, si vous nous avez donné votre approbation, nous pouvons stocker les informations relatives à votre carte bancaire ou d'autres informations de paiement dans un format crypté sur les serveurs sécurisés de nos fournisseurs de services de passerelle de paiement.

iv. Témoignages : lorsque vous nous autorisez à publier des témoignages au sujet de nos produits et services sur des sites Web, nous pouvons inclure votre nom et d'autres informations personnelles dans le témoignage. La possibilité vous sera offerte d'examiner et d'approuver ce témoignage avant que nous le publions. Si vous souhaitez mettre à jour ou supprimer votre témoignage, vous pouvez nous contacter à l'adresse : privacy@zohocorp.com

v. Interactions avec Zoho : nous pouvons enregistrer, analyser et utiliser vos interactions avec nous, notamment la correspondance par courriels, les échanges téléphoniques et les conversations instantanées avec nos professionnels des ventes et de l'assistance client pour améliorer nos interactions avec vous et les autres clients.

Informations recueillies automatiquement

i. Informations des navigateurs, des appareils et des serveurs : lorsque vous visitez nos sites Web, nous recueillons des informations que les navigateurs Web, les appareils mobiles et les serveurs mettent à disposition, telles que l'adresse de protocole Internet, le type de navigateur, les préférences linguistiques, le fuseau horaire, l'URL de référence, la date et l'heure d'accès, le système d'exploitation, le fabricant de l'appareil mobile et les informations du réseau mobile. Nous incluons ces informations dans nos fichiers journaux pour en savoir plus sur les visiteurs de nos sites Web.

ii. Informations provenant de cookies internes et de technologies de suivi : nous utilisons des cookies temporaires et permanents afin d'identifier les utilisateurs de nos services et pour améliorer l'expérience des utilisateurs. Nous avons intégré des identificateurs uniques dans nos produits téléchargeables afin de suivre l'utilisation de ces produits. Nous utilisons également des cookies, balises, étiquettes, scripts et autres technologies similaires pour identifier les visiteurs, assurer un suivi de la navigation sur les sites Web, recueillir des données démographiques sur les visiteurs et les utilisateurs, comprendre l'efficacité des campagnes par e-mail et l'engagement des visiteurs et des utilisateurs ciblés en suivant vos activités sur nos sites Web. Nous utilisons uniquement des cookies internes. Nous n'utilisons pas de cookies tiers ni d'autres technologies de suivi de tiers sur nos sites Web. Pour en savoir plus sur les cookies utilisés sur nos sites Web, cliquez ici . Nous utilisons également des objets de stockage locaux (LSO), notamment de type HTML5, pour stocker les préférences et informations relatives au contenu afin d'offrir certaines fonctionnalités.

iii. Informations provenant des journaux d'application et de l'analytique mobile : nous recueillons des informations sur votre utilisation de nos produits, services et applications mobiles à partir des journaux d'application et d'outils internes d'analyses d'utilisation. Ces informations nous sont utiles pour comprendre comment l'usage et les besoins de votre entreprise peuvent améliorer nos produits. Les informations analysées sont notamment : clics, défilements, fonctionnalités utilisées, temps et fréquence d'accès, erreurs générées, données de performances, stockage utilisé, paramètres utilisateur et configurations, appareils utilisés pour l'accès et localisation.

Informations recueillies auprès de tiers

i. Inscriptions à l'aide de fournisseurs de services d'authentification fédérés : vous pouvez vous connecter à Zoho Services au moyen de fournisseurs de services d'authentification fédérés pris en charge, tels que LinkedIn, Microsoft et Google. Ces services authentifient votre identité et vous donnent la possibilité de partager certaines données à caractère personnel avec nous, comme votre nom et votre adresse e-mail.

ii. Recommandations : si quelqu'un vous a recommandé l'un de nos produits ou services par le biais de l'un de nos programmes de recommandation, cette personne peut nous avoir donné vos nom, adresse électronique et d'autres données à caractère personnel. Vous pouvez nous contacter à l'adresse privacy@zohocorp.com pour nous demander de supprimer ces informations de notre base de données. Si vous nous fournissez des informations au sujet d'une autre personne, ou si une autre personne nous donne vos informations, nous n'utiliserons ces informations que pour la raison spécifique pour laquelle elles nous ont été fournies.

iii. Informations provenant de nos partenaires revendeurs et prestataires de services : si vous contactez l'un de nos partenaires revendeurs ou lui faites part autrement de votre intérêt pour l'un de nos produits ou services, celui-ci peut transmettre votre nom, votre adresse e-mail, le nom de l'entreprise et d'autres informations à Zoho. Si vous vous inscrivez ou assistez à un événement qui est parrainé par Zoho, l'organisateur de l'événement peut partager vos informations avec nous. Zoho peut également recevoir des informations vous concernant à partir de sites d'évaluation lorsque vous commentez une évaluation de nos produits et services, et de la part d'autres prestataires de services tiers que nous engageons pour commercialiser nos produits et services.

iv. Informations provenant des sites de médias sociaux et d'autres sources accessibles au public : lorsque vous interagissez ou vous engagez avec nous sur des sites de réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, Google+ et Instagram par le biais de publications, commentaires, questions et d'autres interactions, nous pouvons collecter les informations publiquement disponibles, notamment les informations de profil, pour nous permettre de communiquer avec vous, d'améliorer nos produits ou de mieux comprendre les réactions des utilisateurs et les problèmes. Sachez qu'une fois collectées, ces informations peuvent être conservées chez nous, même si vous les supprimez des sites de médias sociaux. Zoho peut également ajouter et mettre à jour des informations vous concernant à partir d'autres sources accessibles au public.

Finalités de l'utilisation des informations

Outre les finalités mentionnées ci-dessus, nous pouvons utiliser vos informations aux fins suivantes :

  • pour communiquer avec vous (comme par le biais d'e-mails) au sujet de produits que vous avez téléchargés et de services auxquels vous êtes abonné, de modifications apportées à la présente Politique de confidentialité, de modifications des Conditions d'utilisation ou de notifications importantes ;
  • pour vous tenir informé des nouveaux produits et services, des événements à venir, des offres, promotions et autres informations que nous pensons susceptibles de vous intéresser ;
  • pour vous demander de participer à des sondages ou solliciter des commentaires sur nos produits et services ;
  • pour configurer et gérer votre compte, et effectuer toutes les autres actions nécessaires à la fourniture de nos services, comme activer la collaboration, à l'hébergement d'un site Web ou d'une messagerie et à la sauvegarde et la restauration de vos données ;
  • pour comprendre comment les utilisateurs utilisent nos produits et nos services, pour surveiller et prévenir les problèmes et pour améliorer nos produits et services ;
  • pour fournir l'assistance à la clientèle et analyser et améliorer nos interactions avec les clients ;
  • pour détecter et prévenir les opérations frauduleuses et autres activités illégales, signaler un spam et protéger les droits et intérêts de Zoho, des utilisateurs de Zoho, des tiers et du public ;
  • pour mettre à jour, élargir et analyser nos dossiers, identifier de nouveaux clients et fournir des produits et services qui pourraient vous intéresser ;
  • pour analyser les tendances, administrer nos sites Web et suivre la navigation des visiteurs sur nos sites Web afin de comprendre ce que les visiteurs recherchent et de mieux les aider ;
  • pour surveiller et améliorer les campagnes marketing et faire des suggestions pertinentes pour l'utilisateur.

Bases juridiques pour la collecte et l'utilisation des informations

Bases juridiques de traitement applicables à Zoho : si vous êtes un particulier ressortissant de l'Espace économique européen (EEE), notre base juridique pour la collecte et l'utilisation des informations dépend des données à caractère personnel concernées et du contexte dans lequel nous les recueillons. La plupart de nos activités de collecte et de traitement des données sont habituellement fondées sur i) une nécessité contractuelle, ii) un ou plusieurs intérêts légitimes de Zoho ou d'un tiers qui ne sont pas supplantés par vos intérêts en matière de protection de données, ou iii) votre consentement. Parfois, nous pouvons être tenus par la loi de collecter vos informations ou nous pouvons avoir besoin de vos données à caractère personnel pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne.

Retrait du consentement : lorsque nous nous fondons sur votre consentement comme base juridique, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n'a aucune incidence sur les traitements déjà effectués.

Déclaration d'intérêts légitimes : lorsque nous nous appuyons sur des intérêts légitimes comme base juridique, et que ces intérêts légitimes ne sont pas indiqués ci-dessus, nous vous expliquerons clairement quels sont ces intérêts légitimes au moment où nous recueillerons vos informations.

Votre choix en matière d'utilisation des informations

Refus des communications électroniques non essentielles : vous pouvez refuser de recevoir des newletters et d'autres messages non essentiels à l'aide de l'option « se désabonner » incluse dans tous les messages de ce type. Vous continuerez toutefois de recevoir les avis et les e-mails les plus importants concernant des transactions.

Désactiver les cookies : vous pouvez désactiver les cookies du navigateur avant de visiter nos sites Web. Toutefois, si vous le faites, vous risquez de ne pas pouvoir utiliser certaines fonctions des sites Web correctement.

Informations facultatives : vous pouvez choisir de ne pas fournir les informations de profil facultatives, telles que votre photo. Vous pouvez également supprimer ou modifier les informations facultatives de votre profil. Vous pouvez toujours choisir de ne pas remplir les champs non obligatoires lorsque vous soumettez un formulaire lié à nos sites Web.

Avec qui partageons-nous vos informations

Toutes les entités du groupe Zoho répertoriées ici ont accès aux informations visées dans la partie I. Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel. Nous partageons vos données à caractère personnel uniquement comme décrit dans la présente Politique de confidentialité et seulement avec les parties qui adoptent des mesures de sécurité et de confidentialité appropriées.

Employés et entrepreneurs indépendants : les employés et entrepreneurs indépendants de toutes les entités du groupe Zoho ont accès aux informations visées dans la partie I sur la base d'un besoin de savoir. Nous exigeons de tous les employés et entrepreneurs indépendants du groupe Zoho qu'ils respectent la présente Politique de confidentialité pour les données à caractère personnel que nous partageons avec eux.

Fournisseurs de services tiers : nous pouvons avoir besoin de communiquer vos données à caractère personnel et des données agrégées ou désidentifiées à des fournisseurs de services tiers que nous engageons, comme des partenaires de marketing et de publicité, des organisateurs d'événements, des fournisseurs d'analyse du Web et des processeurs de paiement. Ces prestataires sont autorisés à utiliser vos données ou données à caractère personnel dans le seul but de nous fournir ces services.

Bureau d'enregistrement (registrar) de noms de domaines : lorsque vous enregistrez un domaine par le biais de Zoho depuis un bureau d'enregistrement de noms de domaines, nous partageons votre nom et vos informations de contact, comme votre adresse physique, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone, avec ce bureau, conformément aux règles d'enregistrement des noms de domaine de l'ICANN.

Partenaires revendeurs : nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec nos partenaires revendeurs agréés de votre région, uniquement dans le but de vous contacter au sujet des produits que vous avez téléchargés et des services que vous avez souscrits. Nous vous donnerons la possibilité de choisir ne pas continuer à travailler avec un partenaire.

Développeurs d'applications du Marketplace : lorsque vous installez ou achetez une application développée à l'aide des API de Zoho et publiée sur le marketplace en ligne de Zoho, votre nom et votre adresse e-mail sont partagés avec le développeur de l'application, de sorte qu'il peut vous contacter directement, en tant que fournisseur de cette application ou de ce service. Zoho ne contrôle pas l'utilisation faite de vos données à caractère personnel par les développeurs ; celle-ci est régie par leurs propres politiques de confidentialité.

Autres cas : d'autres scénarios dans lesquels nous pouvons partager les informations visées dans les parties I et II sont décrites dans la partie III.

Vos droits concernant les informations que nous détenons à votre sujet en tant que responsable du traitement

Si vous résidez dans l'Espace économique européen (EEE), vous avez les droits suivants à l'égard des informations que Zoho détient sur vous. Zoho s'engage à vous fournir les mêmes droits, quel que soit votre lieu de résidence.

Droit d'accès : vous avez le droit d'accéder (et d'obtenir une copie, au besoin) aux catégories de données à caractère personnel que nous détenons vous concernant. Vous avez notamment le droit de connaître la source des informations, la finalité et la durée du traitement, ainsi que les personnes avec lesquelles les informations sont partagées.

Droit de rectification : vous avez le droit de mettre à jour les informations que nous détenons sur vous ou de corriger toute inexactitude. En fonction de la finalité pour laquelle nous utilisons vos informations, vous pouvez nous demander d'ajouter des informations supplémentaires à votre sujet dans notre base de données.

Droit d'effacement : vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel dans certaines circonstances, comme lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été initialement recueillies.

Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit, dans certains cas, d'obtenir la limitation du traitement de vos données, par exemple lorsque vous êtes opposé à notre utilisation de vos données. Cependant, nous devons alors vérifier si nous n'avons pas de motifs légitimes impérieux pour les utiliser.

Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de transférer vos données à caractère personnel à un tiers dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque ces informations sont traitées avec votre consentement ou par des moyens automatisés.

Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer à l'utilisation de vos informations dans certaines circonstances, telles que l'utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

Droit de réclamation : vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance appropriée si vous avez un quelconque grief quant à notre façon de recueillir, utiliser ou partager vos informations. Ce droit peut ne pas vous être accessible s'il n'existe pas d'autorité de surveillance relative à la protection des données dans votre pays.

Conservation des informations

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour les finalités indiquées dans la présente Politique de confidentialité. Il peut arriver que nous conservions vos données pendant une période plus longue, dans les limites autorisées ou exigées par la loi (pour gérer des listes de suppression ou prévenir les abus, par exemple), si nécessaire, dans le cadre d'une plainte ou une procédure judiciaire, pour appliquer nos accords, pour des raisons fiscales ou comptables ou encore pour se conformer à d'autres obligations juridiques. Lorsque nous n'avons plus aucun besoin légitime de traiter vos données, nous les supprimons de nos bases de données actives ou les rendons anonymes. Par ailleurs, nous stockons les données en toute sécurité et nous les isolons afin d'éviter tout traitement ultérieur sur des disques de sauvegarde jusqu'à ce que leur suppression soit possible.

Partie II - Informations traitées par Zoho en votre nom

Informations confiées à Zoho et finalité

Informations fournies dans le cadre de services : vous pouvez confier des informations que vous ou votre organisation (« vous ») contrôlez à Zoho en relation avec l'utilisation de nos services ou pour demander une assistance technique pour nos produits. Cela comprend des informations sur vos clients et vos employés (si vous êtes un responsable du traitement) ou des données que vous détenez et utilisez au nom d'une autre personne dans un but précis, comme un client à qui vous fournissez des services (si vous êtes un sous-traitant). Les données peuvent soit être stockées sur nos serveurs lorsque vous utilisez nos services, soit nous être transférées ou partagées avec nous dans le cadre d'une demande d'assistance technique ou d'autres services.

Informations provenant d'appareils mobiles : lorsque vous choisissez de l'autoriser, certaines de nos applications mobiles ont accès à la caméra, à l'historique des appels, aux informations de contact, à la photothèque et à d'autres informations stockées sur votre appareil mobile. Nos applications ont besoin de cet accès pour fournir leurs services. De même, lorsque vous choisissez de fournir cet accès, des informations géoréférencées sont également collectées à certaines fins, notamment, sans pour autant s'y limiter, pour localiser des contacts à proximité ou établir des rappels basés sur la localisation. Ces informations sont exclusivement partagées avec notre prestataire de cartographie et utilisées seulement aux fins d'établir une carte des lieux où les utilisateurs se trouvent. Vous pouvez désactiver l'accès des applications mobiles à ces informations à tout moment en modifiant les paramètres sur votre appareil mobile. Les données stockées sur votre appareil mobile et les informations de localisation auxquelles les applications mobiles ont accès sont utilisées dans le cadre de l'application mobile et transférées et associées à votre compte dans les services (auquel cas les données sont stockées sur nos serveurs) ou produits correspondants (auquel cas les données restent chez vous à moins que vous ne les partagiez avec nous).

(Toutes les informations confiées à Zoho sont collectivement appelées les « données de service »)

Propriété et contrôle de vos données de service

Nous reconnaissons que vous êtes propriétaire de vos données de service. Nous vous fournissons un contrôle complet de vos données de service en vous offrant la possibilité i) d'accéder à vos données de service, ii) de partager vos données de service par le biais d'intégrations tierces prises en charge, et iii) de demander l'exportation ou la suppression de vos données de service.

Comment nous utilisons les données de service

Nous traitons vos données de service lorsque vous nous fournissez des instructions par le biais des différents modules de nos services. Par exemple, lorsque vous créez une facture, des informations telles que le nom et l'adresse de votre client sont utilisées pour générer la facture ; et lorsque vous utilisez notre service de gestion de campagne à des fins de marketing par e-mails, les adresses e-mail des personnes figurant dans votre liste de diffusion sont utilisées pour l'envoi d'e-mails.

Notifications push

Si vous avez activé la notification dans nos applications mobiles et de bureau, nous vous adresserons des notifications push par le biais d'un fournisseur de notifications push tels que le Service de notification push d'Apple, Google Cloud Messaging ou les Services de notifications push de Windows. Vous pouvez gérer vos préférences de notification push ou désactiver ces notifications en désactivant les notifications dans les paramètres de l'application ou de l'appareil.

Avec qui partageons-nous les données de service

Groupe Zoho et sous-traitants indirects tiers : afin de fournir des services et une assistance technique pour nos produits, l'entité contractante au sein du groupe Zoho engage d'autres entités du groupe ainsi que des tiers.

Employés et entrepreneurs indépendants : nous pouvons fournir l'accès à vos données de service à nos employés et à des personnes qui sont des entrepreneurs indépendants des entités du groupe Zoho impliqués dans la prestation des services (collectivement nos « employés ») afin qu'ils puissent i) identifier, analyser et résoudre les erreurs, ii) vérifier manuellement les e-mails signalés comme spam afin d'améliorer la détection des spams, ou iii) vérifier manuellement les images numérisées que vous nous envoyez afin de vérifier l'exactitude de la reconnaissance optique des caractères. Nous veillons à ce que l'accès par nos employés à vos données de service soit restreint à des personnes spécifiques et qu'il soit consigné et vérifié. Nos employés auront également accès aux données que vous avez sciemment partagées avec nous à des fins d'assistance technique ou pour importer des données dans nos produits ou services. Nous communiquons nos directives en matière de vie privée et de sécurité à nos employés et appliquons des mécanismes rigoureux de protection de la vie privée au sein du groupe Zoho.

Collaborateurs et autres utilisateurs : certains de nos produits ou de nos services vous permettent de collaborer avec d'autres utilisateurs ou des tiers. En initiant une collaboration, vous autoriser parfois d'autres collaborateurs à voir certaines ou l'ensemble de vos informations de profil. Par exemple, lorsque vous modifiez un document que vous avez partagé avec d'autres personnes à des fins de collaboration, votre nom et votre photo de profil s'affichent à côté de vos modifications pour permettre à vos collaborateurs de savoir que c'est vous qui avez effectué ces modifications.

Intégrations de tiers que vous avez activées : la plupart de nos produits et services prennent en charge des intégrations avec des produits et services tiers. Si vous choisissez d'activer les intégrations de tiers, il se peut que vous autorisiez ces tiers à accéder à vos données de service et à des données à caractère personnel vous concernant. Avant d'activer l'intégration avec des produits et services de tiers, nous vous encourageons à examiner leurs pratiques en matière de confidentialité

Autres cas : d'autres scénarios dans lesquels nous sommes susceptibles de partager des informations qui relèvent des parties I et II sont décrites dans la partie III.

Conservation des informations

Nous conservons les données dans votre compte tant que vous choisissez d'utiliser Zoho Services. Lorsque vous résiliez votre compte utilisateur Zoho, vos données sont finalement supprimées de la base de données active lors du prochain nettoyage qui a lieu une fois tous les 6 mois. Les données supprimées de la base de données active sont supprimées des sauvegardes au bout de 3 mois.

Demandes de la personne concernée

Si vous êtes installé dans l'Espace économique européen et que vous pensez que nous stockons, utilisons ou traitons vos informations pour le compte de l'un de nos clients, et si vous souhaitez accéder, rectifier, supprimer, limiter ou vous opposer au traitement de vos données personnelles, ou encore les exporter, veuillez contacter ce client. Nous apporterons notre assistance à notre client pour répondre à votre demande dans un délai raisonnable.

Partie III - Généralités

Données personnelles d'enfants

Nos produits et services ne s'adressent pas aux mineurs de moins de 16 ans. Zoho ne collecte pas sciemment de données à caractère personnel provenant d'enfants de moins de 16 ans. Si nous apprenons qu'un enfant de moins de 16 ans nous a fourni des données à caractère personnel, nous prendrons des mesures pour les supprimer. Si vous pensez qu'un enfant de moins de 16 ans nous a fourni des données à caractère personnel, veuillez écrire à privacy@zohocorp.com en indiquant tous les détails. Nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer les données que nous détenons au sujet de cet enfant.

Quel est le niveau de protection de vos informations

Chez Zoho, nous prenons la sécurité des données très au sérieux. C'est pourquoi nous avons obtenu une certification de conformité aux normes de l'industrie, telles que la norme ISO27001:2013 et SOC 2 Type II. Nous avons pris des mesures pour mettre en œuvre des protections administratives, techniques et physiques appropriées visant à empêcher tout accès, toute utilisation, modification, divulgation ou destruction non autorisés des informations que vous nous confiez. Si vous avez des préoccupations concernant la sécurité de vos données, nous vous encourageons à consulter notre Politique de sécurité ou à adresser vos questions à security@zohocorp.com.

Délégué à la protection des données

Nous avons désigné un délégué à la protection des données pour superviser la gestion de vos données à caractère personnel conformément à la présente Politique de confidentialité. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant nos pratiques de confidentialité à l'égard de vos données à caractère personnel, vous pouvez joindre notre délégué à la protection des données par e-mail à l'adresse dpo@zohocorp.com ou par courrier à l'adresse Data Protection Officer, Zoho Corporation BV, Hoogoorddreef 15, 1101 B.A., Amsterdam, Pays-Bas.

Localisations et transferts internationaux

Nous partageons vos données à caractère personnel et les données de service au sein du groupe Zoho. En accédant ou en utilisant nos produits et services ou en nous fournissant autrement des données à caractère personnel ou des données de service, vous consentez au traitement, au transfert et au stockage de vos données à caractère personnel ou données de service aux États-Unis d'Amérique, au sein de l'Espace économique européen (EEE) et dans d'autres pays où Zoho est implanté. Ce transfert est soumis à un accord des sociétés du groupe qui repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Avenant relatif au traitement des données

Afin de vous permettre d'être en conformité avec les obligations de protection des données découlant du Règlement général sur la protection des données, nous sommes disposés à signer un Avenant relatif au traitement des données qui repose sur les clauses contractuelles types. Pour recevoir un Avenant relatif au traitement des données de la part de Zoho, vous remplissez ce formulaire. Après avoir reçu votre demande, nous vous enverrons l'Avenant relatif au traitement des données pour signature.

Demandes « Do Not Track »

Certains navigateurs Internet activent des fonctionnalités « Do Not Track », qui envoient un signal (appelé signal DNT) aux sites Web que vous visitez leur indiquant que vous ne voulez pas être suivi. Actuellement, il n'existe aucune norme qui régit ce que les sites Web peuvent ou doivent faire lorsqu'ils reçoivent ces signaux. Pour l'heure, nous ne prenons aucunes mesures en réponse à ces signaux.

Liens externes figurant sur nos sites Web

Certaines pages de nos sites Web peuvent contenir des liens vers des sites Web qui ne sont pas liés à la présente Politique de confidentialité. Si vous soumettez vos données à caractère personnel à l'un de ces sites de tiers, celles-ci sont régies par leurs politiques de confidentialité. Par mesure de sécurité, nous vous recommandons de ne pas partager vos données à caractère personnel avec ces tiers, à moins d'avoir vérifié leur politique de confidentialité et de vous être assuré de leurs pratiques en matière de protection de la vie privée.

Blogs et forums

Nous proposons sur nos sites Web des blogs et forums accessibles au public. Veuillez noter que les informations que vous fournissez sur ces blogs et forums peuvent être utilisées pour vous contacter au moyen de messages non sollicités. Nous vous invitons à faire preuve de prudence lors de la divulgation de données personnelles sur nos blogs et forums. Zoho n'est pas responsables des données à caractère personnel que vous choisissez de divulguer publiquement. Vos messages et certaines informations de profil peuvent demeurer même après que vous ayez résilié votre compte avec Zoho. Pour demander la suppression de vos données à caractère personnel de nos blogs et forums, vous pouvez nous contacter à l'adresse : privacy@zohocorp.com

Widgets des médias sociaux

Nos sites Web comprennent des widgets de médias sociaux comme les boutons « J'aime » de Facebook et « Tweet » de Twitter qui vous permettent de partager des articles et d'autres informations. Ces widgets peuvent collecter votre adresse IP ainsi que des informations sur les pages que vous consultez sur le site Web et créer un cookie nécessaire à leur bon fonctionnement. Vos interactions avec ces widgets sont régies par la politique de confidentialité des sociétés qui les fournissent.

Divulgations conformément à des obligations légales

Nous pouvons être tenus par la loi de conserver ou de divulguer vos données à caractère personnel et vos données de service pour nous conformer à la législation ou la réglementation applicables, dans le cadre d'une procédure judiciaire ou d'une requête gouvernementale, y compris pour répondre à des exigences en matière de sécurité nationale.

Application de nos droits

Nous pouvons divulguer des données à caractère personnel et des données de service à un tiers si nous pensons que cette divulgation est nécessaire pour prévenir une fraude, enquêter sur toute activité illégale présumée, appliquer nos accords ou politiques ou protéger la sécurité de nos utilisateurs.

Cessions d'entreprise

Nous n'avons pas l'intention de vendre notre entreprise. Toutefois, dans le cas peu probable où nous vendrions notre entreprise ou faisions l'objet d'une acquisition ou d'une fusion, nous veillerons à ce que l'acquéreur soit légalement tenu d'honorer nos engagements à votre égard. Nous vous informerons par e-mail ou au moyen d'un avis bien visible sur notre site Web de tout changement de propriété ou d'utilisation de vos données à caractère personnel et données de service. Nous vous informerons également de tout choix que vous pourriez avoir au sujet de vos données à caractère personnel et données de service.

Conformité à la présente Politique de confidentialité

Nous déployons tous les efforts nécessaires, notamment des vérifications périodiques, pour nous assurer que les données à caractère personnel que vous nous fournissez sont utilisées conformément à la présente Politique de confidentialité. Si vous avez des préoccupations concernant notre respect de la présente Politique de confidentialité ou quant à la manière dont vos données à caractère personnel sont utilisées, veuillez nous écrire à l'adresse : privacy@zohocorp.com. Nous prendrons contact avec vous et, le cas échéant, nous nous coordonnerons avec les organismes de régulation appropriés pour répondre efficacement à vos préoccupations.

Avis de changements

Nous pouvons modifier la Politique de confidentialité à tout moment, après vous en avoir averti par le biais d'une annonce de service ou en vous envoyant un message à votre adresse e-mail principale. Si nous apportons des modifications significatives affectant vos droits, vous recevrez une notification préalable par e-mail à votre adresse principale au moins 30 jours à l'avance. Si vous pensez que la Politique de confidentialité mise à jour affecte vos droits quant à votre utilisation de nos produits ou services, vous pouvez mettre fin à votre utilisation en nous envoyant un e-mail dans un délai de 30 jours. Votre poursuite de l'utilisation après la date effective de toute modification apportée à la Politique de confidentialité vaudra acceptation de votre part de la Politique de confidentialité révisée. Les modifications mineures apportées à la Politique de confidentialité ne font l'objet d'aucune notification par e-mail. Si vous vous avez des préoccupations quant à la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à revenir régulièrement sur la page https://www.zoho.eu/privacy.html.